#Góc nhìn: Phần 2 - Những yếu tố ảnh hưởng đến văn hoá feedback trong đội nhóm
Ở phần 1, tôi đã chia sẻ về góc nhìn của người đưa ra feedback và làm sao để làm quá trình này trở nên hiệu quả hơn. Trước khi bước qua phần 2, nơi tôi chia sẻ về vai trò của người đón nhận feedback, ảnh hưởng như thế nào đến việc xây dựng văn hoá feedback; tôi muốn nhấn mạnh luận điểm:
…tôi muốn ủng hộ nhiều hơn về leadership. Leadership không chỉ đến từ trưởng nhóm, hay executive level. Leadership phải đến từ mỗi thành viên trong đội nhóm, từ lead yourself đến lead other people.
Khi nhìn vấn đề từ góc độ này, dưới vai trò là người đón nhận feedback, dù bạn là cấp dưới, peer, hay senior level - cách bạn phản ứng với feedback đều sẽ ảnh hưởng đến văn hoá feedback của đội nhóm/ công ty. Vì vậy, nếu bạn tin đây là một giá trị quan trọng, bạn phải chung tay vào và góp sức cùng nhau xây lên.
Lỗi
Trước hết, chúng ta hãy cùng xem qua 2 cách phản hồi lại feedback tiêu cực khá phổ, được đúc kết từ kinh nghiệm của những người anh đã làm quản lí và quan sát cá nhân của tôi. Dù ngôn từ hơi khác nhau, song có 2 patterns mà tôi thấy khá phổ biến:
Phản hồi theo kiểu cho qua chuyện
Ví dụ: “Thôi mình dừng lại ở đây” hay “Thôi được rồi”.
Dùng kinh nghiệm (thường được sử dụng bởi những người có nhiều kinh nghiệm hơn)
Ví dụ: “Kinh nghiệm của anh/chị làm thế này là đúng”
Điểm chung 2 patterns này là thiếu sự cởi mở và hướng câu chuyện đến ngõ cụt. Thông thường, khi đưa ra feedback tiêu cực, việc này thường là tình huống cho nhiều góc nhìn (không hẳn có đúng hoặc sai quá rõ ràng). Vì vậy, một cuộc tranh luận ý nghĩa không thể diễn ra nếu chúng ta không tập trung vào những yếu tố cốt lõi. Và chính điều này làm “nhụt chí” người chia sẻ feedback.
Nhìn rộng hơn, nếu lỗi sai này từ một thành viên, người trưởng nhóm sẽ có trách nhiệm để điều hoà lại. Nhưng sẽ ra sao nếu người trưởng nhóm là người mắc phải sai phạm này?
Từ góc nhìn cá nhân của tôi, hệ quả để lại sẽ không nhẹ nhàng. Văn hoá và Uy tín có cùng một điểm rất giống nhau: Xây thì lâu, mà phá thì nhanh. Bạn có thể là người rất đúng giờ trong 99 buổi, nhưng chỉ cần 1 buổi đi trễ với lý do không chính đáng, tôi không nghĩ bạn có uy tín quá tốt trong việc đúng giờ. Tương tự, văn hoá được lên ý tưởng bởi lời nói và xây dựng lên bởi hành động. Bạn sẽ cần một thời gian không hề ngắn để văn hoá có thể “thắm” vào nhân viên; nhưng chỉ cần một hành động đi ngược lại với văn hoá từ những người dẫn dắt, quá trình “chống thắm” có thể sẽ diễn ra. Vì vậy, những anh chị với vai trò dẫn dắt mang nhiều trách nhiệm trong việc reaction phù hợp một cách nhất quán. Đây là một thử thách không hề nhỏ.
Cùng nhau đi đúng hướng
Trong một bài viết tôi đã chia sẻ trước đây, Phản ứng khi nhận feedback (Cách khó và Cách dễ). Tôi xin trích lại phần cách khó:
Theo em, trước hết là phải hạ được cái tôi xuống và bỏ đi những cảm xúc tiêu cực của mình đi; thay vì nghĩ người kia đang “dìm” mình xuống, hãy nghĩ người kia đang tạo điều kiện để mình “lên”. Quan trọng nhất, bạn luôn cần phải nâng cao tiêu chuẩn đầu ra của công việc, vì đó là cách để giúp công ty đi lên và chính bạn có thể phát triển.
Thay vì chỉ trích, hãy thử cách đặt những câu hỏi để hiểu hơn về dụng ý của người đưa ra feedback, để chính bản thân bạn xem thử đây có phải là một feedback có thực sự giá trị không? Đến lúc đó, khi có nhiều thông tin rõ ràng hơn, lúc đó bạn có quyền để chọn lắng nghe theo feedback hay không mà. Hãy cố gắng có nhiều thông tin nhất có thể trong khoảng thời gian cho phép trước khi đưa quyết định!
Trong trường hợp feedback đưa ra một vấn đề nhưng chưa có giải pháp, bạn có thể cùng thảo luận để tìm được giải pháp phù hợp, từ đó bạn có thể nâng cao được tiêu chuẩn của chính bản thân bạn. Cơ mà, có một thử thách không hề dễ chịu mà em thường gặp khi nhận được những feedback kiểu đưa ra vấn đề là: Người feedback đang đòi hỏi một kết quả rất để xảy ra…
Và em thực sự ngưỡng mộ những anh chị vẫn dám chấp nhận những đề bài siêu khó và lao đầu vào tìm câu trả lời. Nó thể hiện một tinh thần rất chi là startup, vì làm startup có cái nào dễ đâu. Nhưng một khi tìm ra được câu trả lời, nó thực sự rất đáng. Ít nhất là trong tập quan sát của cá nhân em, những lần tìm ra được lời giải cho những câu hỏi khó đánh dấu một bước tiến quan trọng trong hành trình phát triển của startup.
Nếu quay về so sánh với cách dễ, cách khó đòi hỏi tâm phải tịnh hơn, phải bỏ nhiều công sức và thời gian hơn, nhưng kết quả mang lại khó có thể làm bạn thất vọng. Nếu ở cách dễ, bạn chỉ đang thoả mãn cho cái “tôi” bên trong của mình, thì với cách khó, bạn đang thoả mãn cho sự phát triển của chính bạn và công ty.
Nâng rộng hơn một chút, người nhận feedback đóng một vai trò quan trọng trong việc xây dựng văn hoá feedback. Nếu người đưa ra feedback chưa có phần Nội Dung chuẩn, anh/ chị ấy có thể đặt ra những câu hỏi quan trọng, giúp người đưa ra feedback có một framework tốt hơn, cải thiện khả năng feedback những lần sau. Tương tự như vậy, nếu phần hình thức chưa chuẩn, liệu người nhận feedback có đủ bản lĩnh để bỏ qua sự nóng giận, để nhìn được vào phần Nội Dung thực sự và chia sẻ những cách thức phù hợp?
Những hành động này sẽ nuôi dưỡng văn hoá feedback rất tốt trong đội nhóm. Cơ mà có vẻ tôi đang kể chuyện cổ tích, vì thực tế, luôn có rất nhiều áp lực bủa vây; dẫn đến việc khó có thể kiềm chế cảm xúc và đủ kiên nhẫn cho việc giải thích. Ngay cả chính bản thân tôi trong lúc nóng tính cũng đưa ra những feedback dù thoả những quy tắc của mình, nhưng trong tâm trạng khó chịu, tạo những áp lực không cần thiết cho người tiếp nhận feedback.
Note: tôi xin phép chia sẻ lại quy tắc của bản thân:
Liệu feedback này có phải là feedback for the best interest of the company và mang tính xây dựng?
Liệu việc này có đủ quan trọng và có thể ảnh hưởng không tốt một cách đáng kể đến công ty?
Liệu đây có phải là một feedback đủ cụ thể và [có thể] đưa được giải pháp phù hợp hơn?
Lời kết
Tôi nghĩ đó là những thử thách khó nhằn, nhưng đủ thú vị trong hành trình xây dựng văn hoá feedback. Nếu game dễ thì có lẽ mọi người đều đã qua màn hết rồi. Thật sự bản thân tôi cũng đang trên hành trình tìm kiếm được giải pháp tối ưu. Cho đến hiện tại, tôi đang cố gắng thực hành giải pháp này:
Dành 1 khoảng thời gian trong ngày/ tuần khi có đủ không gian và sự bình tĩnh để reflect lại hành động của bản thân, bạn vẫn có thể gửi lời xin lỗi cho những người bạn đã “lỡ” reaction không phù hợp và chia sẻ những giải pháp làm thế nào để 2 bên có thể làm việc hiệu quả hơn.
Tuyệt đối không biến feedback trở thành hiềm khích cá nhân. Tôi nghĩ đơn giản thế này thôi, chúng ta đều là người lớn và có thể đủ khả năng để nhìn nhận những rủi ro hiển nhiên. Rõ ràng sự lựa chọn dễ dàng luôn là tạch lưỡi cho qua chuyện. Vì vậy, khi một người đưa ra một feedback tiêu cực với ý tốt (có thể diễn đạt không tốt); người đó đã chấp nhận nhiều rủi ro hơn để giúp cho đội ngũ có thể tốt hơn; và cụ thể là muốn bạn trở nên tốt hơn. Vậy tại sao phải có hiềm khích cá nhân với người đó? Đáng ra bạn nên tuyên dương tinh thần dám làm cái khó mới phải chứ nhỉ? Với góc nhìn này, tôi luôn thấy mình thật tệ hại khi có hiềm khích cá nhân với bất kì ai feedback thiện ý cho tôi.
Nếu anh chị có hướng tiếp cận khác, tôi rất muốn học thêm từ góc nhìn của anh chị.
Cảm ơn anh chị đã đọc bài blog và mong rằng nó có thể mang lại giá trị nào đó cho anh chị!
Let’s stay focused and keep pushing 🔥