#Góc nhìn: Phần 1 - Những yếu tố ảnh hưởng đến văn hoá feedback trong đội nhóm
Văn hoá feedback.
Một mục tiêu mà nhiều doanh nghiệp và các startup hướng tới trong việc xây dựng đội nhóm. Tôi may mắn đã từng gặp những đội ngũ có khả năng xây dựng được feedback culture, và việc tạo được 1 luồng feedback tốt có mang lại những tác động tích cực đến hiệu suất và hiệu quả công việc. Mặt khác, trong tập trải nghiệm vẫn còn hạn chế của mình, rất tiếc, số lượng đội ngũ có thể xây dựng được văn hoá feedback không quá nhiều. Bài blog hôm nay tôi muốn chia sẻ góc nhìn cá nhân của mình những yếu tố có thể là rào cản cho việc xây dựng văn hoá quan trọng này. Ở phần 1, tôi xin chia sẻ từ góc nhìn người đưa ra feedback - làm thế nào để nó có thể hiệu quả; và vai trò của người đón nhận feedback sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến việc xây dựng văn hoá feedback trong phần 2.
Feedback
Tôi nhìn nhận feedback là hoạt động chia sẻ quan điểm với mục đích giúp cho công ty hoạt động hiệu quả hơn và phòng/ tránh những rủi ro bị bỏ qua. Có 2 loại feedback, feedback tích cực và feedback tiêu cực. Thông thường, mọi người có xu hướng đưa ra feedback tích cực, vì nó dễ và cả nhà đều vui. Và phần khó thường nằm ở feedback tiêu cực, và đây là phần tôi thấy đây là vấn đề của không ít đội ngũ. Nó khó vì để đưa ra feedback tiêu cực một cách hiệu quả, nó đòi hỏi rất nhiều kĩ năng từ người đưa ra feedback và sự cởi mở đón nhận với feedback.
Nếu kĩ năng không đủ khéo và người tiếp nhận không đủ cởi mở, việc feedback rất dễ dàng trở thành những cuộc cãi vã, mất nhiều năng lượng và chi phí giải thích rất cao. Chỉ cần qua 1 vài lần thất bại, bạn sẽ nhận thấy rằng thà tạch lưỡi cho qua còn hơn đưa ra feedback để rồi lại cãi nhau. Và đây là một dấu hiệu không hề tốt cho việc phát triển của đội ngũ và chính cả bạn nữa.
Quy tắc
Trước hết, tôi nghĩ một điều cốt lõi của một đội nhóm có thể xây dựng văn hoá feedback là chia sẻ nguyên tắc trong việc chia sẻ feedback. Thực chất, tôi chả thích feedback tiêu cực lắm, vì như chia sẻ ở trên, nó thường đi kèm với những cái giá không hề rẻ. Mặt khác, tôi thuộc tuýp người chơi game để thắng; và tạch lưỡi chắc chắn không phải là cách hiệu quả để thắng game. Vì vậy, tôi xây dựng một số quy tắc để xác định khi nào nên chia sẻ feedback tiêu cực với 3 câu hỏi sau:
Liệu feedback này có phải là feedback for the best interest of the company và mang tính xây dựng?
Liệu việc này có đủ quan trọng và có thể ảnh hưởng không tốt một cách đáng kể đến công ty?
Liệu đây có phải là một feedback đủ cụ thể và [có thể] đưa được giải pháp phù hợp hơn?
P/s: Feedback đủ cụ thể được hiểu là một feedback tập trung vào các yếu tố gây ảnh hưởng, chứ không phải là suy nghĩ mang tính cá nhân với không đủ luận cứ; kiểu như: “Em nghĩ nó không ổn đâu”(hết).
Nếu một feedback tiêu cực không thoả mãn được 3 câu hỏi trên, tôi sẽ không đưa ra feedback vì nó không xứng đáng với thời gian mà tôi bỏ ra. Mặc khác, nếu feedback thoả 3 câu hỏi trên, tôi sẽ không ngại chia sẻ vì tôi tin là giá trị của nó mang lại sẽ cao hơn nhưng cái giá mà tôi có thể phải trả.
Nội Dung vs. Cách thức
Với tầm nhìn hạn hẹp của tôi, tôi nhận thấy từ người feedback, có 2 yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng feedback:
[What] - Nội dung
[How] - Cách thức
Để có thể đưa ra được 1 feedback tiêu cực tốt, 2 yếu tố này cần phải làm tốt - và thường thì đây là một điều không dễ; đặc biệt là với những người ít kinh nghiệm (như tôi chẳng hạn).
Nếu chỉ được chọn một, tôi vẫn ưu tiên Nội Dung hơn - và bộ quy tắc tôi chia sẻ ở trên là để đảm bảo feedback tiêu cực đó đảm bảo được phần này. Tâm tốt trước - Lời văn tính sau. Theo kinh nghiệm cá nhân của tôi, một feedback tiêu cực có (1) mà không có (2) thì độ hiểu quả phụ thuộc rất nhiều vào người đón nhận feedback. Nếu người đón nhận không đủ cởi mở, thì hậu quả thường thấy là chi phí giải thích cao và tốn nhiều năng lượng. Tin vui là hầu hết trường hợp mà tôi trải nghiệm, đến cuối ngày, mọi người vẫn sẽ tìm được điểm đồng thuận với nhau.
Tuy nhiên, nói thế không phải mình cứ ỷ lại vào Nội Dung và giao phó hiệu quả của việc feedback tiêu cực vào tay của người nhận feedback. Bạn có trách nhiệm work for the best interest of the company, nghĩa là, bạn có trách nhiệm trong việc tạo ra luồng feedback hiệu quả nhất có thể tăng giúp đội ngũ hoạt động hiệu quả nhất có thể. Nên là việc trao dồi bản thân để có thể master được Cách Thức nên được cân nhắc. Tôi cũng đang cố gắng rèn luyện ở lĩnh vực này, hy vọng một ngày không xa tôi có thể chia sẻ những đúc kết của bản thân mình về chủ đề này.
Lời kết
Trước khi bước qua phần 2, anh chị và các bạn có thể ngẫm lại thử, anh chị có quy tắc nào trong việc đưa ra feedback tiêu cực và những feedback gần đây của anh chị có đang thực sự tuân theo những nguyên tắc đó không? Nếu không, đâu là những yếu tố chính ảnh hưởng đến việc ra quyết định của anh chị?
Một điểm nữa qua bài viết này, tôi muốn ủng hộ nhiều hơn về leadership. Leadership không chỉ đến từ trưởng nhóm, hay executive level. Leadership phải đến từ mỗi thành viên trong đội nhóm, từ lead yourself đến lead other people. Vì vậy, nếu trong đội nhóm của bạn chưa có văn hoá feedback, bạn có thể raise lên tại sao chúng ta nên xây dựng văn hoá này. Hay nếu bạn thấy việc feedback chưa hiệu quả, bạn có thể chia sẻ framework của mình với các thành viên khác để thảo luận; từ đó có một framework tốt để mọi người có thể áp dụng.
Anh chị có thể đọc thêm phần 2 tại đây; nơi tôi chia sẻ vai trò của người đón nhận feedback, ảnh hưởng như thế nào đến việc xây dựng văn hoá feedback trong phần 2.
Cảm ơn anh chị đã đọc bài blog và mong rằng nó có thể mang lại giá trị nào đó cho anh chị!
Let’s stay focused and keep pushing 🔥
Để nhận được bài viết sớm nhất, anh chị hãy subscribe trang blog bằng email của em nhé (trong trường hợp email của trang blog nằm trong hộp thư “Spam”, hãy chuyển qua hộp thư “Inbox”).