Chiêm nghiệm: Điểm chung của một buổi họp hiệu suất cao và sức mạnh của người nghe
Chào anh chị và các bạn, tôi là Tuấn - một venture capitalist tại quỹ Genesia. Đây là trang blog tôi chia sẻ những bài học mà bản thân may mắn học được cũng như những trải nghiệm của bản thân với mong muốn được học hỏi thêm góc nhìn từ anh chị cũng như đóng góp một phần nhỏ bé vào sự phát triển hệ sinh thái khởi nghiệp ở Việt Nam.
Chào anh chị đã trở lại với bytuanhuynh! Làm nghề VC, một phần không thể thiếu trong hầu hết những ngày làm việc của tôi - đi họp. Với tôi, một buổi họp không hiệu quả nghĩa là bạn đang phí phạm nguồn lực của chính bạn và những người tham gia cùng. Tôi ám ảnh cảm giác mơ hồ sau khi bắt tay chào nhau ra về, trong đầu không có takeaways quan trọng mang về. Đáng buồn, tôi nghĩ những buổi họp như thế này không phải hiếm. Bài blog hôm nay tôi xin chia sẻ những điểm chung mà tôi nhận thấy ở các buổi họp hiệu quả, từ đó các founder có thể chiêm nghiệm và áp dụng vào những buổi họp của startup, đối tác hay nhà đầu tư.
P/s: Bản thân tôi cũng chưa làm tốt được và bài viết này cũng nhắc nhở bản thân cố gắng để tạo nên những buổi họp hiệu quả.
Chuẩn bị, chuẩn bị và chuẩn bị
Chuẩn bị - tôi tin đây là thành tố quan trọng của những buổi họp hiệu quả. Phần chuẩn bị này sẽ được tách ra 2 phần.
[Điều kiện cần] Gửi tài liệu: người chủ trì buổi họp nên gửi tài liệu đầy đủ, rõ ràng đề cập những điểm chính cần thảo luận cho mọi người tham gia. Nếu là họp 1 buổi họp đầu tiên với VC, founder có thể gửi deck trước với thông tin cần thiết (tôi cũng đã có 1 bài viết về chủ đề này: Những sai lầm thường gặp khi làm investment deck)
[Điều kiện đủ] Đọc hiểu và chuẩn bị dựa trên tài liệu: Điều kiện đủ này thường khó đạt được vì mọi người đều rất bận và có tâm lý buổi họp chỉ bắt đầu khi bước vào phòng họp. Anh Jeff Bezos - (CEO ở Amazon) chia sẻ “Mọi người sẽ mơ hồ về cuộc họp và giả vờ như đã đọc tài liệu rồi, nhưng trên thực tế thì ai cũng bận”. Thực tế, tôi nghĩ cuộc họp đã bắt đầu từ khi bạn nhận được tài liệu, bạn cần phải nắm được nội dung cuộc họp, những điểm cần thảo luận và “làm bài tập về nhà” trước cho những điểm cần thảo luận. Ở Amazon và Square sẽ có buổi họp yên lặng (slient meeting), để mọi người tham gia có thời gian đọc hiểu tài liệu trước khi bước vào phần thảo luận.
Như ở những buổi họp đầu tiên với founder, cá nhân tôi thấy thật lãng phí thời gian khi founder phải “thuyết trình” lại những nội dung trong slide, hay VC đặt những câu hỏi cơ bản để hiểu được những điều cơ bản của startup. Thường những hoạt động này sẽ diễn ra khoảng 15-25 phút ~ tương đương với 1/3 thời gian buổi họp. Nếu điều kiện cần và đủ được thỏa, chúng ta sẽ có thêm 1/3 thời gian để trao đổi nhiều vấn đề quan trọng hơn, nâng cao hiệu quả của buổi họp.
Qua trải nghiệm của một người chuẩn bị tài liệu, tôi chia sẻ cảm giác không được thoải mái, thậm chí khó chịu và thiếu tôn trọng nếu những người tham gia chưa thực sự đọc những tài liệu ấy. Và một cách đơn giản để bạn có trách nhiệm hơn trong việc đọc tài liệu là hãy trở thành người chuẩn bị tài liệu và cảm nhận được những nỗ lực đằng sau những con chữ ấy.
Trở thành một người nghe sâu sắc
Trong mỗi buổi họp, nhìn chung sẽ có 3 kiểu người: (1) người thích nói, (2) người thích nghe, và (3) người thờ ơ. Riêng kiểu người số (3) nên được cân nhắc loại khỏi buổi họp, vì việc “ngồi cho đủ tụ” không thực sự đóng góp nhiều giá trị cho buổi họp.
Từ những ngày đầu tiên vào quỹ Genesia, tôi rất ngạc nhiên vì GP của mình là người rất kiệm lời. Trong các buổi họp của quỹ, anh ấy chủ yếu ngồi yên lặng, lắng nghe thảo luận của mọi người. Từ đó tôi đã thử tập trở thành người thích nghe hơn, và những giá trị nó mang lại rất khác biệt khi so sánh với việc bạn là một người thích nói.
Ngồi nghe một cách sâu sắc giúp bạn có góc nhìn của người thứ 3, nhìn vấn đề thảo luận và người thảo luận một cách sâu sắc hơn. Thậm chí, nếu bạn đủ bình tĩnh, bạn có thể nhận ra được người nào đang mất kiên nhẫn hay sự thâm thúy của những thảo luận, giúp bạn có thể học được nhiều hơn và tăng chất lượng data để ra quyết định. Nếu như được chọn vai, tôi luôn muốn trở thành người nghe.
Ngoài ra, người thích nghe sẽ có xu hướng chắt lọc ý trước khi chia sẻ dựa trên luồng thảo luận của buổi vì họ có nhiều thời gian để suy nghĩ, nói cách khác, họ chỉ chia sẻ những gì tinh túy nhất thay vì chia sẻ tất cả những thứ xuất hiện trong đầu, tối ưu hóa được chất lượng của cuộc thảo. Dưới vai trò của founder/ CEO, việc lắng nghe cũng giúp bạn có đa dàng góc nhìn hơn so với việc bạn đứng lên chia sẻ và mọi người gật đầu đồng ý, tăng hiệu suất của việc đưa ra quyết định.
Đặt trong tình huống 1 buổi họp trong vòng 1 tiếng (thời gian tối ưu của 1 buổi họp theo CNBC), có một người lead (dẫn dắt) chính và những người thích lắng nghe, đã đọc tài liệu và có sự chuẩn bị trước buổi họp. Tôi tin rằng chất lượng của 1 tiếng đó sẽ không tệ.
Áp dụng
Để có được những buổi họp như thế này, đòi hỏi bạn phải bỏ nhiều thời gian để chuẩn bị và không phải ai cũng muốn trở thành một người thích nghe. Trong hai thành tố tôi kể trên, cái nào dễ nên được làm trước, và trong trường hợp này, hãy đòi hỏi mọi người tham gia phải chuẩn bị.
Bạn có thể học hỏi từ case study của Amazon với silent meeting, bắt buộc những người tham gia phải ngồi đọc tài liệu rồi mới bắt đầu thảo luận. Hoặc thậm chí, sẵn sàn mời những người chưa đọc tài liệu rời khỏi buổi họp. Lúc đầu có thể sẽ có những phản đối, khó chịu, nhưng nếu được hãy áp dụng 100% vào các buổi họp - “100% sẽ luôn dễ hơn 98%”. Nếu chỉ 1 lần bạn thỏa hiệp với việc vào họp với không có sự chuẩn bị, sẽ tạo ra thói quen của việc thiếu chuẩn bị sau này.
Với cá nhân tôi, bản chất của nghề VC cần phải đi họp nhiều. Đã bao giờ tôi vào 1 cuộc họp với không sự chuẩn bị? Câu trả lời là có. Nó đến từ cả yếu tố chủ quan và khách quan: Người dẫn dắt buổi họp chưa gửi tài liệu trước hoặc bản thân chưa đọc tài liệu khi tham gia. Và mỗi lần như vậy diễn ra, nó tốn rất nhiều nỗ lực để xây dựng lại thói quen đọc tài liệu trước khi tham gia, và những buổi họp thiếu sự chuẩn bị thường không được tối ưu. Vì vậy, tôi đặt ra nguyên tắc nhỏ: Không đi “tay không bắt giặc”. Và ép bản thân bằng mọi cách để không phạm phải nguyên tắc này vì nhận thức được cái giá đắt đỏ của hệ quả nó gây ra.
Lời kết
Ngoài việc có những con người chất lượng ngồi trong phòng họp, sự chuẩn bị và khả năng lắng nghe sâu sắc là 2 thành tố quan trọng để có một buổi họp hiểu quả. Dẫu biết điều kiện lý tưởng mà tôi chia sẻ sẽ khó lập đi lập lại, nhưng ít nhất sự chuẩn bị cũng sẽ thúc đẩy hiệu suất của họp lên tốt hơn. Mỗi ngày chỉ có 24 tiếng dù bạn là ai, vậy nên tối ưu hóa thời gian là tối quan trọng. Và với công việc, hãy tạo nên những buổi họp hiệu suất cao hơn. Cảm ơn anh chị đã dành thời gian cho bài blog hôm nay.
Cảm ơn các anh chị đã đọc bài blog và mong rằng bài viết này có thể mang lại được giá trị cho anh chị. Để giảm sự phụ thuộc vào Facebook cũng như nhận được bài viết sớm nhất, anh chị hãy subscribe trang blog bằng email của mình nhé (trong trường hợp email của trang blog nằm trong hộp thư “Spam”, hãy chuyển qua hộp thư “Inbox”).